گزارش مالی>دفاتر حسابداری

امروزه اکثر شرکت ها و موسسات، ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی خود را به صورت کامپیوتری و با استفاده از نرم افزار حسابداری انجام میدهند. در این روش، روزانه هر اتفاق مالی، در نرم افزار به عنوان یک سند حسابداری ثبت می شود و از تمامی این اسناد میتوان گزارشات متنوعی را صادر کرد.

همه نرم افزارهای حسابداری، دارای بخش گزارش گیری هستند. در این بخش، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، انواع مختلفی از گزارش های خروجی تولید می شود. طبیعی است که بخش مهمی از این گزارش ها، گزارش های استاندارد حسابداری و مورد نیاز سازمان هایی مثل دارایی و مالیات و … است. دفاتر روزنامه و کل که دفاتر رسمی و قانونی محسوب میشوند، به همان شکل که در اصول حسابداری آمده است و با ستون هایی که در بالا گفته شد، در نرم افزار حسابداری رنگارنگ طراحی شده اند که کاربران بتوانند گزارشات مورد تایید این سازمان ها را از طریق این نرم افزار تهیه کنند.

دفتر روزنامه

معاملات و عملیات مالی موسسات به صورت مداوم در طول دوره مالی تجزیه و تحلیل و سپس در یک دفتر ثبت اولیه به نام دفتر روزنامه ثبت می‌شود. دفتر روزنامه دفتری است که معاملات و عملیات مالی یک موسسه به طور روزانه وبه ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شود.

دفتر کل

دفتر روزنامه با توجه به ماهیتش و شکل ثبت اطلاعات در آن، امکان تهیه صورت های مالی را فراهم نمی کند. مثلا نمی توان از روی آن، مانده یک حساب را در یک مقطع بدست آورد. به همین دلیل در حسابداری، دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.

تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.

دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.

دفتر معین

در برخی از موسسات نگهداری و گزارش اطلاعات تفصیلی یا جزئیات انواع معینی از معاملات که نمی توانند به سهولت از دفتر کل بدست آید ضرورت دارد. در این صورت از دفاتری که جنبه کمکی فرعی و تکمیلی دارند استفاده می شود. این گونه دفاتر را اصطلاحا دفتر معین می گویند. برای هر حساب دفتر کل که شامل حسابهای جداگانه متعددی است دفتر معین نگهداری می شود .

برای مثال اگر یک موسسه دارای ده حساب جاری در بانک باشد ممکن است از دفتر معین بانک استفاده کند که در این صورت حساب بانک در دفتر کل یک حساب کنترل خواهد بود. به عبارت دیگر وقتی لازم باشد که تعداد زیادی حساب مشابه در دفتر کل افتتاح شود بهتر است برای تمامی این حسابها یک حساب کنترل در دفتر کل افتتاح و هر یک از این حسابها را به طور جداگانه در دفتر معین نگهداری کرد.

دفتر تفضیلی

این دفتر هم کاملا مشابه دفاتر معین و کل است و تفاوت آنها در این است که آیتم های اسناد حسابداری به تفکیک یکی از حسابهای فرعی نمایش داده می شوند.